Pendahuluan
Pada bagian pertama, kita telah membahas proses pengelolaan sumber daya manusia berbasis kompetensi dari segi konseptual dan praktis melalui pembagian kompetensi jabatan dan proses penyusunan elemen Core dan Technical Competency. Namun demikian, masih terdapat beberapa hal penting yang perlu kita ketahui agar proses pengelolaan sumber daya manusia berbasis kompetensi tersebut dapat mencapai tujuannya sehingga organisasi maupun orang-orang yang di dalamnya dapat merasakan manfaatnya. Pada bagian II ini, kita akan membahas mengenai bagaimana caranya melakukan pengukuran kompetensi jabatan dan proses penyusunan program pengembangan kompetensi karyawan berdasarkan hasil pengukuran tersebut, baik melalui program training, coaching, dan atau counseling karyawan hingga proses penyusunan program karir karyawan.
Proses Pengkuran Kompetensi Jabatan
Pembentukan Tim Kerja
Salah satu tujuan disusunnya kebijakan tentang pengelolaan sumber daya manusia berbasis kompetensi adalah sebagai dasar bagi HRD untuk menyusun program pengembangan kompetensi dan karir karyawan (Individual Development Plan (IDP) dan Individual Career Path/Plan (ICP)) berdasarkan hasil pengukuran kompetensi yang dibandingkan dengan persyaratan pada kompetensi jabatan yang dipegangnya. Untuk itu sebelum menyusun program pengembangan karyawan, maka yang terlebih dahulu harus dilakukan adalah pengukuran level kompetensi untuk dapat menggambarkan peta kompetensi (competency mapping) seluruh karyawan sehingga HRD dapat menentukan arah pengembangan karir karyawan berdasarkan kompetensinya tersebut agar dapat sesuai dengan kompetensi jabatan atau melalui program transfer/mutasi ke jabatan yang sesuai dengan kompetensi yang dimiliki karyawan. Proses pengembangan karir dengan dua arah seperti ini akan sangan menguntungkan baik bagi karyawan itu sendiri maupun bagi perusahaan untuk dapat meningkatkan produktivitas dalam pekerjaan.
Contoh ukuran kompetensi (Core dan Technical) yang digunakan dalam bahasan kali ini adalah dengan menggunakan empat (4) level (tingkatan), yaitu:
1. Level 1: Belum mampu melaksanakan pekerjaan tersebut.
2. Level 2: Mampu membantu pelaksanaan pekerjaan tersebut.
3. Level 3: Mampu melaksanakan pekerjaan dengan masih harus diberi petunjuk terlebih dahulu (diawasi dan dibimbing).
4. Level 4: Mampu melaksanakan pekerjaan tersebut tanpa pengawasan.
Kriteria-kriteria kebutuhan untuk ukuran Core Competency dan Technical Competency didefinisikan disusun ke dalam satu Form Penilaian Kompetensi yang dapat disusun sesuai dengan kebutuhan organisasi. Isian dalam form-form tersebut dijadikan pedoman bagi setiap pemegang jabatan untuk dapat menentukan prioritas kompetensi apa yang ingin ditunjukkannya selama memegang jabatan tersebut sehingga pada saat dilakukan pegukuran kompetensi, maka pemegang jabatan yang bersangkutan akan dinilai dengan nilai minimal sama dengan level kompetensi yang ditetapkan. Namun demikian, pemegang jabatan dapat memperoleh nilai di atas level kompetensi tersebut sesuai dengan hasil penilaian dari tim terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang jabatan (karyawan) yang bersangkutan.
Adapun pada saat pengukuran perlu diingat bahwa perlunya dibentuk tim penilai yang terdiri dari HRD, atasan langsung, dan atasan berikutnya, serta Supporting Department yang satu level dengan tim penilai tersebut. Hal ini diperlukan untuk menjamin objektivitas pengukuran kompetensi karyawan yang akan dibandingkan dengan kompetensi jabatannya. Namun demikian, apabila diperlukan anggota tim dapat berasal dari pihak luar seperti konsultan pengembangan SDM sebagai pihak yang akan memberikan second opinion dalam menilai kompetensi karyawan.
Pembagian Wewenang dan Tanggung Jawab dalam Tim Kerja
Tim yang dibentuk terdiri dari beberapa pihak yang tentu memiliki peran-peran yang berbeda namun tetap saling berhubungan satu sama lain. Oleh karena itu, wewenang dan tanggung jawab masing-masing pihak yang terlibat harus memahami dengan jelas faktor-faktor berikut ini.
1. Tingkatan (Level) Pengukuran
Pada bagian ini dijelaskan pembagian level jabatan yang diukur dengan jabatan yang melakukan pengukuran serta atasan dari pemegang jabatan yang melakukan pengukuran tersebut sebagai pihak yang berwenang untuk mengesahkan hasil pengukuran. Dalam kondisi tertentu, telah dijelaskan bahwa atasan dapat mengambil kebijakan pengukuran kompetensi dilakukan oleh pihak luar (konsultan atau biro psikologi) yang memenuhi kualifikasi yang baik dan terpercaya. Dengan adanya pihak luar tersebut, maka posisi pejabat pengukur digantikan oleh pihak konsultan dengan catatan menggunakan kriteria ukuran-ukuran yang telah ditetapkan sebelumnya. Pihak konsultan diberdayakan dalam proses penilaian dan pengukuran kompetensi agar dihasilkan nilai (ukuran) yang lebih objektif. Namun demikian, keterlibatan dari para atasan langsung pemegang jabatan tetap dan atasan pejabat pengukur tetap diperlukan, misalnya memberikan informasi-informasi yang dinilai perlu sebagai bahan pertimbangan bagi pihak konsultan.
2. Wewenang dan tanggung jawab Tim Kerja
Tim kerja merupakan kumpulan dari beberapa pihak yang secara sengaja dibentuk oleh unit organisasi agar proses identifikasi, diskusi, penetapan level Core Competency, penyusunan dan penetapan level kebutuhan elemen Tecnical Competency, penilaian, pengukuran gap, identifikasi penyebab gap, dan penyusunan rekomendasi pemenuhan gap dapat terkoordinasi dengan baik dan berjalan dengan lancar.
Keberadaan tim ini sangat dibutuhkan agar selama pelaksanaan program pengelolaaan SDM berbasis kompetensi ini sesuai dengan arah tujuan perusahaan dalam mengembangkan SDM untuk meningkatkan produktivitas organisasi. Masing-masing jabatan yang tergabung dalam tim kerja sangat perlu untuk mengetahui apa yang menjadi wewenang dan tanggung jawabnya agar pada saat melaksanakan penilaian semua pihak dapat saling bekerja sama dengan harmonis dan bersinergi.
Pengkuran Kompetensi Jabatan
Adapun form yang digunakan sebagai pedoman (standar) ukuran kompetensi jabatan bagi tim penilai adalah deskripsi kebutuhan level Core Competency dan Technical Competency yang dapat disusun secara sederhana namun mencakup semua kriteria-kriteria penilaian. Tim penilai yang dibentuk melakukan penilaian kompetensi karyawan dengan menggunakan form-form yang telah disepakati bersama. Dengan menggunakan form tersebut, diharapkan dapat diukur perbandingan level yang dibutuhkan dengan kondisi aktual (kompetensi karyawan). Ukuran perbandingan ini lah yang akan menjadi ukuran ‘gap’ atau kesenjangan kompetensi.
Dalam melakukan pengukuran kompetensi jabatan perlu diingat bahwa tim harus melakukan koordinasi dan diskusi untuk membangun komunikasi yang baik di antara anggota tim. Dengan adanya komunikasi yang baik, maka arah dan tujuan dari program penilaian dan pengukuran gap kompetensi jabatan dapat tercapai dengan baik. Adapun langkah-langkah yang ditempuh dalam melakukan pengukuran kompetensi karyawan, yaitu:
1. Tim membandingkan dengan cermat dan objektif antara kompetensi karyawan dengan kompetensi jabatan yang telah ditetapkan dalam Job Profile.
2. Tim melakukan analisis secara bersama terhadap perbedaan antara kompetensi karyawan dengan kompetensi jabatan sehingga diketahui dengan jelas besar gap (kesenjangannya).
3. Tim memberikan tanda (penunjuk atau lainnya) pada level kompetensi sesuai dari hasil analisis tersebut sehingga dapat terlihat jelas perbedaan kompetensi karyawan aktual dengan kompetensi jabatan yang seharusnya dipenuhi.
4. Tim melakukan identifikasi penyebab terjadinya gap (kesenjangan) kompetensi karyawan dengan kompetensi jabatan sehingga diperoleh informasi penyebab timbulnya kesenjangan dan selanjutnya tim menyusun alternatif-alternatif kepada HRD untuk meningkatkan gap kompetensi karyawan tersebut melalui program training, coaching, atau counselling dan atau menyusun program mutasi atau promosi apabila gap yang muncul ternyata menunjukkan kompetensi karyawan yang berada di atas kompetensi jabatannya atau karyawan yang bersangkutan cocok untuk ditempatkan pada jabatan lain yang sesuai dengan kompetensinya.
5. HRD meneruskan hasil pengukuran kompetensi tersebut kepada para pimpinan untuk disahkan sebagai acuan dalam penyusunan program pembinaan dan pengembangan karir karyawan (IDP dan ICP).
Peningkatan Kompetensi Karyawan
Menemukan gap (kesenjangan) kompetensi merupakan faktor yang menjadi perhatian utama dalam proses pengelolaan SDM berbasis kompetensi. Dengan diketahuinya gap kompetensi tersebut, maka akan diperoleh informasi SDM yang mampu untuk bekerja sesuai dengan tuntutan kompetensi jabatan dalam organisasi. Selain itu, faktor penting yang menjadi salah satu tujuan pengelolaan SDM berbasi kompetensi adalah sebagai dasar bagi HRD untuk menyusun program pengembangan kompetensi dan karir karyawan IDP dan ICP berdasarkan hasil pengukuran kompetensi yang dibandingkan dengan persyaratan pada kompetensi jabatan yang dipegangnya. Program-program peningkatan kompetensi yang dapat direncanakan untuk meningkatkan kompetensi karyawan tersebut adalah dengan menyusun rencana prorgam training, coaching, dan atau counseling sehingga melalui program-program tersebut kompetensi karyawan dapat ditingkatkan sesuai dengan tuntutan kompetensi jabatannya.
Jika seorang karyawan telah dapat memenuhi kompetensi jabatannya, maka karyawan memiliki kesempatan untuk dapat dimasukkan ke dalam program pengembangan karir, misalnya melalui program promosi, mutasi, atau rotasi. Namun, jika ditemukan bahwa karyawan tersebut belum dapat memenuhi tuntutan kompetensi jabatannya sesuai meskipun telah mengikuti program-program peningkatan kompetensi sesuai dengan IDP-nya, maka dapat diambil kebijakan untuk melakukan program demosi kepada karyawan dengan tujuan untuk melatih kembali karyawan tersebut untuk memiliki kompetensi yang sesuai dengan jabatannya. Beberapa kebijakan mengenai penyusunan program IDP karyawan melalui penyusunan program training, coaching, dan counseling akan diuraikan dengan rinci pada subbagian-subbagian berikut ini.
Program IDP – Training
Metodologi Training
Program training merupakan salah satu program yang dimasukkan ke dalam program IDP karyawan dalam rangka pemenuhan gap kompetensi yang disebabkan kurangnya pengetahuan baik teknis (Technical Competency) maupun strategis (Core Competency) karyawan dalam bekerja. Untuk itu, dalam rencana program IDP-nya karyawan tersebut diberikan program training di kelas dan atau On The Job Training. Beberapa jenis metodologi dalam pelaksanaan training sesuai dengan kebijakan dari perusahaan, yaitu:
1. Class Training
Class Training merupakan serangkaian kegiatan training yang diikuti oleh karyawan melalui kegiatan belajar-mengajar di dalam kelas. Kelas training diutamakan untuk diselenggarakan di lingkungan internal perusahaan dengan sumber daya internal sesuai dengan pertimbangan dari HRD terhadap sarana, fasilitas, ketersediaan trainer dari perusahaan. Jika tidak memungkinkan, maka program Class Training dapat dilakukan di lingkungan eksternal perusahaan atau dapat juga dengan mendatangkan trainer dari luar (perguruan tinggi, konsultan, atau perusahaan lain) untuk memberikan training di kelas yang dimiliki perusahaan.
2. On The Job Training (OJT)
On The Job Training (OJT) merupakan program training yang diikuti oleh karyawan yang dilaksanakan langsung di tempat kerja dengan instruktur/pembimbing dari unit kerja tempat dilaksanakannya OJT. Tujuan dari pelaksanaan program OJT adalah lebih spesifik dibandingkan dengan program Class Training dan umumnya berkaitan dengan sifat teknisnya suatu pekerjaan sehingga diharapkan trainer yang akan memberikan materi training juga didatangkan dari lingkungan internal perusahaan. Namun demikian, apabila kondisi tidak memungkinkan dapat diambil kebijakan untuk mendatangkan trainer dari lingkungan eksternal perusahaaan.
Peserta, Trainer/Instruktur, dan Waktu dan Tempat Pelaksanaan Training
Beberapa komponen utama yang perlu dipersiapkan adalah para peserta, trainer/instruktur, dan waktu dan tempat pelaksanaan training sehingga program training yang direncanakan dapat berjalan dengan baik dan memenuhi target kompetensi jabatan yang harus dipenuhi oleh calon peserta yang bersangkutan. Sedangkan untuk komponen-komponen pendukung lainnya dapat diatur secara tersendiri sesuai dengan kebutuhan yang ada.
1. Peserta
Peserta training adalah berasal dari seluruh karyawan yang diukur kompetensinya dan perlu untuk ditingkatkan lagi sesuai dengan IDP-nya. Seluruh peserta training akan mendapat prioritas dalam mengikuti program training sesuai dengan kebijakan perusahaan.
2. Trainer/Instruktur
Trainer/Instruktur merupakan bagian penting dan harus dipertimbangkan oleh perusahaan dan diutamakan untuk didatangkan dari internal perusahaan. Trainer/Instruktur diharapkan adalah orang yang telah memahami materi training dan mampu untuk memberikan training untuk memenuhi kebutuhan peningkatan Core Competency maupun Technical Competency karyawan. Jika trainer dari internal perusahaan tidak ada atau belum tersedia, maka dapat dilakukan kerja sama dengan pihak ketiga baik dari perguruan tinggi maupun konsultan sesuai dengan kesepakatan yang ada.
3. Waktu dan tempat pelaksanaan training
Waktu training harus diatur dan disusun secara sistematis dan terjadwal untuk setiap jenis training dan disampaikan ke semua pihak yang terkait untuk dijadikan pedoman bagi para pimpinan untuk mempersiapkan peserta training yang telah ditetapkan oleh HRD. Tempat pelaksanaan training diutamakan dilaksanakan di Training Center perusahaan dan apabila tidak memungkinkan, maka dapat menggunakan fasilitas di luar Training Center dan atau bekerja sama dengan pihak ketiga.
Program IDP – Coaching
Metodologi Coaching
Program Coaching sebagai salah satu cara yang ditempuh untuk meningkatkan kompetensi karyawan diutamakan untuk kompetensi-kompetensi teknis melalui pendekatan-pendekatan belajar dan bekerja dengan dibimbing oleh atasan langsung karyawan yang bersangkutan. Peserta Coaching terdiri dari satu orang karyawan atau lebih sesuai dengan hasil identifikasi gap (kesenjangan) kompetensi yang membutuhkan peningkatan keterampilan dan hasilnya langsung bisa dirasakan, maka karyawan tersebut dimasukkan ke dalam program coaching. Adapun uraian program coaching setiap karyawan harus direkam/dicatat dengan baik dalam program IDP-nya masing-masing.
Dalam menyusun program coaching, materi yang diberikan harus bersifat operasional, spesifik, dan berorientasi pada peningkatan keterampilan yang terukur dengan perbandingan teori dengan praktek berkisar 20:80. Selain itu, metodologi coaching dilakukan dengan metode pendampingan langsung Pembimbing/Pelatih/Cocah terhadap karyawan yang akan ditingkatkan keterampilannya.
Pembimbing/Pelatih/Coach, Waktu dan Tempat Pelaksanaan Coaching, dan Evaluasi Hasil Coaching
Pembimbing/Pelatih/Coach adalah atasan langsung karyawan, namun jika dengan pertimbangan yang logis atasan langsung karyawan belum dapat memberikan program coaching (karena alasan waktu, ketersediaan materi, dll) maka coach dapat diambil dari unit kerja atau institusi atau lembaga yang dipandang lebih profesional untuk melatih karyawan yang bersangkutan. Program coaching yang diikuti karyawan dapat dilaksanakan selama 1 minggu sampai dengan 3 bulan disesuaikan dengan kebutuhan yang realistis dengan mempertimbangkan tingkat risiko dan kesulitan yang ada.
Adapun tempat pelaksanaan coaching sebaiknya dilakukan di tempat kerja sehingga karyawan yang sedang mengikuti program coaching terbiasa dengan situasi dan kondisi yang ada dan lebih mudah dalam menyerap materi coaching dengan efektif.
Evaluasi hasil coaching dibagi menjadi 3 bagian, yaitu:
1. Pre test (Evaluasi awal) untuk mengetahui tingkat kesenjangan sebagai bahan masukan bagi pembimbing/pelatih.
2. Mid test (Evaluation in Process) untuk mengetahui progress (perkembangan) pencapaian penyerapan materi dan keterampilan yang diberikan.
3. Post test (Evaluasi Pasca Coaching) untuk mengetahui tingkat keberhasilan program coaching dapat diterapkan dan diimplementasikan di lapangan/tempat kerja dengan mengukur kembali keterampilan karyawan.
Program IDP – Counseling
Metodologi Counseling
Program Counseling merupakan salah satu program yang dimasukkan ke dalam program IDP karyawan yang diutamakan untuk membina sikap dan perilaku karyawan, baik yang disiapkan untuk promosi/mutasi jabatan maupun perilaku karyawan yang bertentangan dengan kaedah noramtif dan sosial. Pelaksanaan program counseling dikoordinasikan oleh HRD yang dalam hal ini akan mengumpulkan data karyawan yang diprogramkan mengikuti program counseling tersebut dan menghubungi atasan langsung karyawan yang bersangkutan terkait dengan keikutsertaan bawahannya dalam program tersebut.
Selanjutnya, HRD mengidentifikasi apakah counselor berasal dari internal perusahaan atau tidak. Adapun materi, sarana, prasarana, counselor, jadwal pelaksanaan counseling, dan budget-nya disusun oleh HRD sesuai dengan ketentuan yang ada. Peserta Counseling dihubungi oleh HRD mengenai tempat dan jadwal pelaksanaan program counseling. Counselor yang dalam hal ini adalah psikolog eksternal dan akan memberikan bimbingan bagi karyawan dapat didatangkan langsung ke lokasi atau pun dengan pertimbangan yang logis, maka karyawan yang menjadi peserta program counselling akan dikirimkan ke lokasi tertentu sesuai kesepakatan dengan pihak counselor. Namun demikian, jika perusahaan memiliki sumber daya manusia seperti psikolog yang mampu untuk menjadi counselor, maka dapat dipertimbangkan untuk menggunakan sumber daya internal perusahaan dengan tetap menjaga etika profesinya sebagai counselor.
Laporan Akhir Pelaksanaan Program Peningkatan Kompetensi Karyawan
Program peningkatan kompetensi yang dilakukan melalui tiga program, yaitu Training, Coaching, dan Counseling yang telah dilaksanakan harus dievaluasi sesuai dengan pembagian wewenang dan tanggung jawab yang telah dijelaskan sebelumnya. Dengan adanya pembagian wewenang dan tanggung jawab tersebut, maka karyawan yang dalam hal ini adalah pihak yang diukur kompetensinya dan mengikuti program peningkatan kompetensi diharapkan dapat dipantau perkembangannya oleh atasan langsung dan HRD sehingga dapat memberikan kejelasan terhadap kesinambungan pelaksanaan program.
Oleh karena itu, setiap karyawan diwajibkan untuk membuat laporan pelaksanaan program peningkatan kompetensi yang diikutinya dan memberikan presentasi kepada atasan langsungnya dan atau HRD sehingga dapat diukur indikator keberhasilan terlaksananya program-program yang telah dirancang untuk kesinambungan operasional perusahaan. Laporan yang dibuat dapat berisi pengalaman karyawan selama menjadi peserta, yaitu:
1. Pelajaran-pelajaran apa yang diperolehnya atau testimonial setelah mengikuti program peningkatan kompetensi.
2. Strategi dan rencana yang akan diterapkan di tempat kerjanya untuk mengimplementasikan kompetensi-kompetensi baru yang diperolehnya setelah mengikuti program tersebut.
3. Saran-saran yang ditujukan untuk mengembangkan program peningkatan kompetensi sehingga program-program yang disusun di waktu yang akan datang memenuhi kebutuhan yang lebih spesifik bagi perusahaan.
Proses penyusunan laporan akhir dan presentasi tersebut sangat dibutuhkan sehingga tujuan utama dari pengelolaan sumber daya manusia berbasis kompetensi ini, yaitu agar semua jabatan di dalam organisasi berfungsi sebagaimana mestinya dapat tercapai dan memberikan manfaat-manfaat yang strategis bagi perusahaan.
Pada bagian terakhir ini, perlu saya tekankan bahwa proses pengelolaan sumber daya manusia berbasis kompetensi harus dilandaskan pada konsep yang matang dan disusun dengan program yang berkesinambungan agar tujuan dan manfaat yang diperoleh dapat berdampak untuk kebutuhan jangka panjang organisasi. Oleh karena itu, pemahaman terhadap fungsi-fungsi kerja di dalam perusahaan dan kerja sama tim sangat dibutuhkan supaya kendala-kendala yang ditemui tidak banyak menghalangi jalannya program pengelolaan sumber daya manusia berbasis kompetensi tersebut. Semoga bermanfaat.
Referensi
Boxall, Peter, et al. (Eds). 2007. The Oxford Handbook of Human Resource Management. New York: Oxford University Press Inc.
Dubois, David D, et al. 2004. Competency-Based Human Resource Management. United States of America: Davies-Black Publishing, a division of CPP, Inc.
http://www.oxforddictionaries.com/view/entry/m_en_gb0168000#m_en_gb0168000 (diakses 3 Januari 2011).
http://en.wikipedia.org/wiki/Competency-based_management (diakses 3 Januari 2010).
http://en.wikipedia.org/wiki/Competence_(human_resources) (diakses 3 Januari 2010).
Thanks for reading.
Salam Excellent,
