STRUKTUR HR MANAGEMENT DI JEPANG

Sebagaimana penulis pernah ungkapkan pada berbagai tulisan sebelumnya, struktur dan gaya HR Management pada perusahaan, pada umumnya bisa berbeda, mengikuti kebutuhan dari kondisi dan situasi yang dihadapi oleh masing masing perusahaan.

Sebagai bahan tambahan untuk memperluas wawasan HR Management, berikut, penulis menggambarkan struktur HR Management yang pada umumnya berlaku dan dipergunakan di Jepang, dengan mengambil bahan uraian dari buku “KINDAI NO JINJIROMU KANRI” (MODERN PERSONNEL MANAGEMENT) yang ditulis oleh Mr. Kuroda dan Mr. Sekiguchi.

Secara umum, konsep HR Management di Jepang, pada prinsipnya bertujuan untuk meningkatkan efisiensi penggunaan tenaga kerja, terutama dengan semakin berkurangnya “supply” tenaga kerja, dibandingkan dengan kebutuhan atau tersedianya lapangan kerja yang dalam periode 1970 -1990 tumbuh dengan pesat di Jepang.

Dalam bukunya “KINDAI NO JINJI ROMU KANRI” Mr. Kuroda dan Mr. Sekiguchi menyebutkan bahwa struktur HR Management di Jepang, pada prinsipnya dikelompokkan ke dalam 2 fungsi tugas, yaitu:

1. Personnel Management.
2. Industrial Relation.

Namun demikian, fungsi fungsi tersebut tidaklah berjalan sendiri sendiri, tetapi, saling mengisi dan bersinergi menuju sasaran yang sama, yaitu efisiensi atau peningkatan produktivitas tenaga kerja.



Struktur organisasi HR Management yang umum berlaku di Jepang, adalah sebagai berikut:

1. PERSONNEL MANAGEMENT

a. Employment Management.

Kelompok kerja ini bertujuan untuk melakukan tugas tugas rekrutment/hiring, melakukan job analysis, penilaian kinerja karyawan, membangun & memelihara kualitas kompetensi kerja yang baik, dan menempatkan karyawan pada posisi yang tepat.

b. Job’s Process Management.

Kelompok kerja ini melakukan tugas tugas “time study”, “motion study”, reengineering SOP dan lain lain.

c. Working Hours Management.

Kelompok kerja ini melakukan tugas tugas Pengaturan Skema Jam Kerja (pengendalian jam kerja yang tidak tetap /irregular working hours dan lain lain), pengaturan sistim hari libur, sistim jam istirahat, dan lain lain.

d. Wage & Salary Management.

Kelompok kerja ini melakukan kontrol tentang hal hal yang berkaitan dengan pengupahan, seperti Upah berdasarkan kompetensi / golongan, upah berdasarkan prestasi / hasil kerja, Annual Salary System, Uang pesangon / Uang Pensiun, rupa rupa tunjangan dan lain lain,

e. Health & Safety Management.

Kelompok kerja ini melakukan tugas tugas untuk mencegah penurunan motivasi kerja yang diakibatkan kecelakaan kerja, yaitu melakukan perbaikan lingkungan tempat kerja, pemeliharaan kesehatan karyawan. Undang undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja di Jepang menegaskan bahwa setiap perusahaan dibebani kewajiban dan tanggung jawab atas pemeliharaan kesehatan karyawannya.

f. Pendidikan dan Pelatihan (People Development)

Melaksanakan segala hal yang bertujuan mendorong (memotivasi) karyawan untuk meningkatkan kualifikasi / kompetensi, seperti Training, On the Job Training (OJT), Job Rotation, Self effort for grade promotion

2. INDUSTRIAL RELATION

a. Koordinasi dengan Serikat Pekerja

Bertujuan untuk membangun hubungan kerjasama yang harmonis dengan karyawan, melakukan perundingan / dengar pendapat berkala dengan Serikat Pekerja, menyusun Perjanjian Kerja Bersama (PKB), Sistim Kerjasama dengan Serikat Pekerja, dan lain lain

b. Kebijakan Kepegawaian

Proses / upaya menghilangkan keluh kesah karyawan, seperti masalah kesejahteraan, menampung pengaduan karyawan,

Dengan gambaran yang diberikan oleh Mr. Kuroda dan Mr. Sekiguchi tersebut, ada beberapa perbedaan dengan yang umum berlaku atau yang diimplementasikan di Indonesia, yaitu:

1. Wage & Salary Management.

Bilamana di Indonesia, atau di negara negara lain (Non Jepang) kelompok kerja Wage & Salary Management pada umumnya merupakan kelompok kerja yang berdiri sendiri, dan setara dengan sub unit lainnya, sebagaimana gambaran umum pembagian kelompok kerja HR Management yang terdiri dari 1. HRD; 2. Industrial Relation; 3. Wage & Salary Management; tetapi di Jepang, kelompok kerja Wage & Salary Management tidak memerlukan kelompok kerja yang besar, karena sistim pengupahan dan tingkat upah pada setiap perushaaan pada dasarnya tinggal mengikuti sistim dan tingkat upah yang berlaku secara umum dan standar. Komponen upah dan besaran nilanya pada dasarnya berlaku sama, baik untuk perusahaan besar maupun perusahaan keci, sehingga Slip Gaji ada dijual dan dapat di beli di toko ATK, sebagaimana laiknya membeli blanko Kwitansi di Indonesia.

Perbedaan format upah pada perusahaan besar dengan perusahaan kecil pada umumnya adalah pada apa yang disebut sebagai Annual Salary, yaitu bonus. BIasanya, bonus dibagikan 2 kali setahun, yaitu “bonus musim panas” dan “bonus musim dingin”. Dan biasanya, nilai bonus musim dingin selalu lebih besar dari bonus musim panas. Biasanya, nilai bonus pada perusahaan besar selalu lebih besar nilainya dibandingkan dengan bonus pada perusahaan ekcil.

Suasana penerimaan bonus, biasanya akan terlihat dari maraknya iklan / promosi penjualan properti (rumah), mobil dan lain lain yang berharga mahal.

2. Job’s Process Management.

Fungsi atau unit kerja ini merupakan perbedaan yang menonjol antara Struktur HR Management di Jepang dengan Struktur HR Management di Indonesia.

Sepanjang pengalaman atau pengetahuan penulis, boleh dikatakan, tidak ada unit kerja HR Management di Indonesia yang memasukkan fungsi ini sebagai tugas dari HR Management, akan tetapi logika umum (mind set) di Jepang menekankan bahwa hal ini merupakan salah satu tugas utama dari HR Management. Logika (mind set) ini terbentuk sesuai dengan jenis perusahaan di Jepang, yang didomionasi oleh perusahaan manufaktur.

Walau pun dalam dekade terakhir, dalam struktur organisasi perusahaan di Jepang unit kerja Production Engineering sudah mulai muncul dan semakin merupakan gambaran umum, akan tetapi, HR Management harus tetap ikut terlibat dalam proses pekerjaan Analisa Human Factor Engineering. Hal inilah yang membuat kinerja manufaktur di Jepang semakin efisien, sehingga mampu mengalahkan kinerja manufaktur di negara negara lain,

Apa yang dilakukan oleh unit kerja ini adalah melakukan perbaikan SOP, terutama SOP pada proses produksi. Sebagai bagian dari tugas ini, mereka melakukan perhitungan “standar time”, “cycle time” dan “tact time” untuk menetapkan standar waktu yang layak dalam kategori efisien dalam melakukan satu penggalan proses pekerjaan.

Selain melakukan analisa dan penghitungan “standard time”, “cycle time” dan “tact time”, mereka juga melakukan analisa gerakan kerja (motion study). Tujuan dari proses ini adalah untuk melihat, apakah di dalam proses gerakan kerja ada gerakan gerakan yang menimbulkan “iddle time” atau “waste time”

Proses seperti ini tentu tidak ada dan memang tidak dibutuhkan pada perusahaan lain, seperti perusahaan oil & gas. Oleh karena itu, praktisi HR pada perusahaan oil & gas tidak mengenal fungsi atau unit kerja ini. Sementara kalau dicermati, yang menjadi fasilitator pada berbagai program pendidikan atau training HR Management di Indonesia, lebih banyak dari latar belakang yang non manufaktur, sehingga konsep HR Management di Indonesia seakan akan tidak mengenal fungsi / unit kerja ini.

3. Job Rotation

Pada penglaman penulis, proses Job Rotation di Jepang dilakukan dengan intens. Seorang HR Manager dirotasi menjadi Production Manager dan sebaliknya Production Manager menjadi HR Manager, kemudian Manager Maintenance dirotasi menjadi Manager Logistik, dan seterusnya, adalah merupakan hal yang biasa pada perusahaan perusahaan di Jepang.

Management dan karyawan di Jepang meyakini bahwa proses Job Rotation adalah merupakan salah satu bagian penting untuk pengkaderan calon pimpinan di kemudian hari.

Bagaimana di Indonesia, justru banyak karyawan yang menganggap bahwa Job Rotation (Mutasi) seakan akan merupakan suatu hukuman bagi karyawan, sehingga banyak karyawan yang menolak di mutasi.

Demikian secara ringkas gambaran Struktur HR Management di Jepang. Semoga menambah wawasan dan wacana.