Manajemen Kinerja – Tahapan dalam Mengelola Kinerja Karyawan

Secara detil, terdapat lima langkah utama dalam melakukan performance coaching, yakni :
1. Memetakan masalah kinerja secara profesional
2. Mendiskusikan penyebab masalahnya
3. Mengenali dan mencatat solusi yang mungkin
4. Mengembangkan rencana kerja secara spesifik
5. Mengelola dan menjadwalkan sesi tindak lanjut (follow up)

Langkah 1 : Memetakan Masalah Kinerja secara Professional
Saat Anda menggambarkan permasalahan, Anda harus lebih spesifik. Sebaiknya menunjuk ke level kinerja yang dapat diterima (kuantitas atau kualitas) dan tunjukkan secara langsung kepada karyawan jika hasil mereka tidak sesuai dengan level tersebut.
Dengan mengacu ke data-data yang ada dapat membantu Anda dalam menunjukkan permasalahan yang ada kepada karyawan. Penting bagi Anda untuk membuka diskusi ini dengan cara yang positif, bukan dengan cara mengancam.

Langkah 2 : Mendiskusikan Penyebab Masalah
Kita sebaiknay melakukan proses diskusi dengan tetap santai dan bersahabat. Kumpulkan seluruh informasi yang Anda dapatkan mengenai permasalahan yang ada dengan menanyakan pertanyaan terbuka (pertanyaan umumnya dimulai dengan kata-kata seperti “Bagaimana”, “Apa”, “Siapa”, dan “Kapan”) .
Pertanyaan ini akan membawa Anda semakin dekat dengan sumber permasalahan. Anda mungkin merasa inilah saatnya untuk menanyakan beberapa pertanyaan secara spesifik yang dirancang untuk memperjelas dan menunjukkan penyebabnya dengan tepat.
Ketika karyawan mengungkapkan kekhawatiran atau kefrustasian dalam menjalani faktor-faktor yang tidak dapat dikendalikannya, maka itulah saat yang tepat bagi Anda untuk mendengarkan dan menanggapi dengan empati.

Sejumlah faktor penyebab terjadinya kinerja yang tidak optimal antara lain adalah sbb :
Faktor ketidakjelasan peran
• Apakah karyawan mengetahui apa yang diharapkan darinya? Apakah dia mengetahui juga apabila terjadi permasalahan?
Faktor kompetensi atau kecakapan
• Apakah karyawan memiliki keterampilan, kemampuan, dan bakat yang diperlukan untuk melakukan pekerjaannya? Apakah dia mendapatkan pelatihan untuk melakukan pekerjaannya?
Faktor sarana kerja
• Apakah karyawan memiliki alat dan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaannya? Apakah sistem mendukung pencapaian kinerja yang baik?
Faktor lingkungan kerja
• Apakah kinerja yang baik diberikan penghargaan atau hukuman? Apakah kinerja yang buruk tetap di hargai? Apakah karyawan diperlakukan dengan adil? Apakah kondisi pekerjaan mendukung pencapaian kinerja yang baik?
Faktor motivasi/masalah pribadi
• Apakah hal atau permasalahan kehidupan pribadi karyawan dapat mempengaruhi kinerjanya? Apakah sikap dan moral karyawan dapat menghalangi kesuksesan karyawan tersebut dalam menerapkan keterampilan dan kemampuannya?
Dari uraian diatas terlihat bahwa masalah kinerja bukan semata karena masalah kompetensi. Ada sejumlah faktor lain yang mungkin menjadi penyebab seperti ketiadan sarana kerja yang mendukung atau kebijakan manajemen yang kurang relevan dengan tantangan yang ada.
Identifikasi yang menyeluruh terhadap beragam faktor diatas merupakan bahan yang baik untuk dapat menyusun solusi yang tepat sasaran.

Langkah 3 : Mengidentifikasi Solusi yang Mungkin
Setelah Anda mengidentifikasi penyebab dari masalah kinerja, Anda akan merasa perlu untuk memutuskan bagaimana memperbaikinya. Karyawan merupakan orang yang terdekat dengan permasalahan – maka tanyalah ide mereka dan catat. Karyawan akan lebih sungguh-sungguh dalam menyelesaikan permasalahan jika dia dapat ikut memberikan solusinya.

Langkah 4 : Mengembangkan Rencana Tindakan Pengembangan dan Solusi
Setelah ide mengenai solusi diperoleh, maka sebaiknya semua gagasan itu dituliskan secara detil dalam tabel rencana tindakan yang terperinci. Didalamnya disebutkan mengenai jenis tindakan apa yang akan diambil, kapan akan dilaksanakan, siapa saja yang akan terlibat, sumber daya apa yang dibutuhkan, dan juga hasil yang diharapkan dari tindakan tersebut.

Langkah 5 : Mengatur Sesi Tindak Lanjut
Mengatur tanggal untuk bertemu kembali, mengirim pesan kepada karyawan yang menangani masalah kinerja adalah penting buat Anda. Selain itu juga memberitahu karyawan bahwa Anda ingin mengetahui bagaimana dia menangani tindakan yang telah disetujui yang melewati batas.
Pertemuan lanjutan memungkinkan Anda dan karyawan memperoleh waktu bersama-sama untuk mendiskusikan beberapa kemajuan atau permasalahan dan merencanakan tindakan selanjutnya.